Informasi

Alur Sertifikasi

ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PROSES AUDIT

Initial Audit

Initial Audit terdiri dari 2 tahap yaitu Audit Sertifikasi Tahap 1 dan Audit Sertifikasi Tahap 2.

1.  Audit Tahap 1

    • informasi penting berkenaan dengan Lingkup Perusahaan, proses dan lokasi pelanggan, dan aspek peraturan perundang-undangan dan pemenuhannya seperti aspek hukum, lingkungan dan mutu dari operasi pelanggan, keterkaitan resiko dan sebagainya.
    • Pemeriksaan dokumen yang dimiliki organisasi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan sesuai dengan Standar ISO 9001 DAN ISO 37001:2016.

2. Audit Tahap 2

    • Penentuan kesesuaian aspek produk, aspek pelayanan dan aspek pengelolaan klien dengan kriteria audit dan/atau evaluasi. Evaluasi kemampuan Standar Usaha yang diajukan untuk memastikan bahwa organisasi memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan dan kontrak.
    • Evaluasi keefektifan sistem manajemen berkaitan dengan Standar Usaha yang diajukan dalam pemenuhan sasaran yang telah ditetapkan secara berkesinambungan; dan
    • Identifikasi area yang mempunyai potensi untuk peningkatan sistem manajemen berkaitan dengan Standar Usaha yang diajukan.
    • Lingkup audit meliputi: Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2015) dan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (ISO 37001:2016).
    • Kriteria audit harus digunakan sebagai acuan terhadap kesesuaian yang ditetapkan, dan harus mencakup :
    • Persyaratan dokumen normatif yang ditetapkan tentang Standar yang diajukan; dan
    • Proses dan dokumentasi Standar yang diajukan yang ditetapkan dan dikembangkan oleh klien.

Surveilan
  1. Surveillance untuk skema Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Anti Penyuapan dilakukan maksimal 365 hari kerja atau 12 bulan setelah audit tahap 2 sertifikasi awal.
  2. Waktu yang dibutuhkan untuk audit Surveillance minimal 1/3 dari jumlah mandays Initial Audit
  3. Setiap kunjungan surveillance harus mencakup item wajib untuk diaudit :
    - Audit internal dan tinjauan manajemen (jika perlu)
    - Tinjauan tindakan yang diambil atas ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit dan/atau evaluasi sebelumnya (jika perlu).
    - Efektifitas sistem manajemen untuk pencapaian sasaran klien tersertifikasi.
    - Penanganan Keluhan
    - Kemajuan dari aktifitas yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan
    - Semua perubahan yang terkait pada dokumentasi Sistem Manajemen.
    - Keberlanjutan pengendalian operasional.
    - Penggunaan logo dan/atau referensi sertifikasi lainnya
Resertifikasi
  1. Resertifikasi harus direncanakan dan dilaksanakan untuk mengevaluasi pemenuhan terhadap seluruh persyaratan standar yang diminta atau dokumen normatif lain secara berkelanjutan. tujuan resertifikasi audit adalah untuk mengkonfirmasi keberlanjutan kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen secara keseluruhan, serta relevansi dan kemampuan organisasi terhadap lingkup sertifikasi.
  2. Resertifikasi harus mempertimbangkan kinerja penerapan standar selama periode sertifikasi dan mencakup tinjauan atas laporan survailen sebelumnya.
  3. Resertifikasi mungkin membutuhkan audit dan/atau evaluasi tahap 1 bila terdapat perubahan signifikan pada penerapan standar, pelanggan, atau konteks sistem manajemen yang sedang dioperasikan seperti perubahan terhadap peraturan perundang-undangan.
  4. Resertifikasi mencakup audit lapangan yang dilakukan untuk hal-hal berikut :
    - Efektifitas penerapan standar secara keseluruhan terkait dengan perubahan internal dan eksternal serta kesinambungan penerapannya terhadap lingkup sertifikasi;
    - Menunjukan komitmen untuk memelihara efektivitas dan peningkatan penerapan standar untuk mencapai kinerja secara keseluruhan; dan
    - Pengoperasian standar yang disertifikasi berkontribusi atau tidak terhadap pencapaian kebijakan dan sasaran organisasi.
  5. Resertifikasi yang dilakukan sama seperti Initial Audit
  6. Waktu yang dibutuhkan untuk Resertifikasi minimal 2/3 dari audit initial.
  7. Jika ada perubahan ruang lingkup, ukuran organisasi/sistem dan kinerja sistem maka akan dilakukan identifikasi dan penyesuaian.
  8. Agar tidak merubah siklus sertifikasi, audit Resertifikasi dapat dilakukan maksimal 60 hari sebelum masa berlaku sertifikat habis, atau minimal 30 hari sebelum masa berlaku sertifikat habis.
  9. Ketika kegiatan Resertifikasi berhasil diselesaikan sebelum tanggal berakhirnya sertifikasi yang ada, tanggal kedaluwarsa sertifikasi baru dapat didasarkan pada tanggal berakhirnya sertifikasi yang ada. Tanggal penerbitan sertifikat baru harus sesuai dengan tanggal keputusan sertifikasi yang pertama.
  10. Proses Resertifikasi tidak dapat berlaku untuk pembekuan, hanya pencabutan dengan kondisi (i) tidak melaksanakan audit renewal sampai dengan batas waktu yang ditentukan; (ii) tidak membutuhkan sertifikasi; (iii) bangkrut/pailit; atau (iv) tidak dapat menyelesaikan temuan audit dalam batas waktu yang telah ditentukan.
Perubahan Ruang Lingkup
  1. Organisasi pemohon dapat meminta untuk dilakukan perubahan ruang lingkup/ klasifikasi sertifikasi yang mencakup perluasan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi.
  2. Perubahan ruang lingkup/ klasifikasi ini dapat dilakukan bersamaan dengan audit dan/atau evaluasi surveilan atau renewal.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

TRANSFER SERTIFIKASI

Transfer Audit
  1. Proses transfer sertifikasi terjadi ketika suatu klien dari lembaga sertifikasi lain memilih untuk beralih ke Lembaga Sertifikasi AIA CERTIFICATION, sebelum berakhirnya sertifikasi tersebut.
  2. Umumnya, waktu berlaku Sertifikasi yang di transfer adalah dari waktu transfer sampai tanggal berakhirnya sertifikasi tersebut.
  3. Jika sertifikasi yang di transfer memiliki ketidaksesuaian atau tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka harus dianggap sebagai sertifikasi baru dan membutuhkan sistem Audit/Evaluasi lengkap sebagaimana penerapan prosedur pada klien baru.
  4. Ketika calon klien ingin menginginkan transfer sertifikasi, maka harus memenuhi persyaratan dengan mengisi form Aplikasi Pendaftaran dan dilampirkan informasi seperti dibawah ini:
    - Sertifikat dari LS sebelumnya.
    - Laporan lengkap Audit/Evaluasi sebelumnya.
    - Lingkup Sertifikasi saat ini.
  5. Manday audit mengikuti aturan AIA Certification.
  6. Proses sertifikasi ulang berdasarkan masa berlaku ketika sertifikat berakhir. Waktu Audit/Evaluasi dapat ditambahkan untuk meninjau laporan awal dari lembaga sertifikasi sebelumnya
  7. Proposal transfer sertifikat dikeluarkan ketika ada permintaan transfer sertifikasi dari klien dan form aplikasi sertifikasi telah diisi.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMBEKUAN SERTIFIKASI

Pembekuan Sertifikat
  1. Pembekuan sertifikasi bisa disebabkan atas permintaan klien yang disertifikasi secara sukarela atau oleh AIA CERTIFICATION apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :
    - Tidak melaksanakan Surveillance Audit.
    - Untuk Surveillance Audit, Jika LKA tidak diselesaikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan.
    - Klien menyalahgunakan sertifikat AIA CERTIFICATION atau Logo dan laporan audit.
    - Klien tidak bersedia di-audit surveillance dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.
    - Klien belum menyelesaikan administrasi biaya surveillance dan melakukan konfirmasi resmi kepada AIA CERTIFICATION sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan.
  2. Masa pembekuan sertifikat adalah 90 hari
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PENCABUTAN SERTIFIKASI

Pencabutan Sertifikat

Sertifikat dapat dilakukan pencabutan jika :

  • Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah diambil oleh pelanggan tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat
  • Klien tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada AIA CERTIFICATION.
  •  Klien yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat secara sukarela;
  •  Jika izin penyelenggaraan lembaga dicabut oleh pemberi izin.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

KELUHAN

Keluhan
  1. Quality Assurance menerima, mereview, dan menginvestigasi (bila diperlukan) pengajuan Keluhan dari Klien maupun Karyawan AIA.
  2. Penanganan Keluhan terbagi menjadi empat kategori, yaitu :
    a. Keluhan Klien terhadap Pelayanan Sertifikasi AIA
    b. Keluhan Klien terhadap Perilaku dan Etika Karyawan AIA
    c. Keluhan Karyawan terhadap Perilaku dan Etika Karyawan Lainnya
    d. Keluhan dari pihak pengaju keluhan (umum).
  3. Quality Assurance menginformasikan kepada Klien maupun Karyawan terkait diterima atau ditolaknya pengajuan keluhan tersebut pada waktu yang tepat.
  4. Penanganan keluhan klien terhadap pelayanan Sertifikasi
  5. Setelah Quality Assurance menerima dan mereview keluhan klien, Quality Assurance menganalisa keluhan tersebut.
  6. Quality Assurance bertanggung jawab memberikan keputusan dan melakukan tindakan perbaikan terhadap keluhan tersebut.
  7. Penanganan keluhan klien terhadap perilaku atau etika karyawan, keluhan karyawan terhadap perilaku atau etika karyawan lainnya, dan keluhan karyawan terhadap perilaku atau etika klien
  8. Setelah Quality Assurance menerima dan mereview keluhan klien bersama-sama dengan HR, Quality Assurance menginformasikan Laporan Keluhan klien beserta hasil analisa terhadap keluhan tersebut dari Quality Assurance kepada HRD untuk dibahas.
  9. Tindak lanjut oleh HRD
  10. HRD bertanggung jawab penuh atas seluruh keputusan di semua tingkat proses penanganan keluhan dan menjamin bahwa personil yang terlibat dalam proses penanganan keluhan berbeda dengan subyek keluhan serta tidak menghasilkan tindakan diskriminasi terhadap klien yang menyampaikan keluhannya.
  11. Hasil keputusan HRD diserahkan kepada Quality Assurance.
  12. Penanganan keluhan dari pihak pengaju keluhan (umum)
  13. Setelah Quality Assurance menerima dan mereview keluhan dari pihak pengaju keluhan, Quality Assurance menganalisa keluhan tersebut.
  14. Keluhan akan didiskusikan dengan manajemen dan divisi terkait, sesuai dengan jenis keluhan.
  15. Quality Assurance bertanggung jawab memberikan keputusan dan melakukan tindakan perbaikan terhadap keluhan tersebut.
  16. Setelah permohonan keluhan tersebut sudah dilakukan perbaikan dan tindakan penyelesaian telah disetujui oleh pemohon keluhan maka Quality Assurance mewakili lembaga sertifikasi AIA harus memberikan pernyataan resmi kepada pemohon keluhan pada akhir proses penanganan keluhan tersebut.
  17. Quality Assurance merekam seluruh keluhan yang diterima serta tindakan korektif dan preventif yang diambil dan feedback dari klien mengenai tindak lanjut tersebut untuk memvalidasi keluhan
  18. Seluruh proses yang berkaitan dengan keluhan, baik pihak yang mengajukan keluhan maupun isi dari keluhan dijamin kerahasiaannya oleh lembaga sertifikasi.
  19. Lembaga sertifikasi bersama-sama dengan klien yang mengajukan keluhan harus menentukan cakupan permasalahan keluhan dan penyelesaiannya akan dipublikasikan atau tidak.
  20. Apabila Klien kurang/tidak menerima hasil tindakan korektif dan preventif yang telah dilakukan oleh AIA, maka diarahkan untuk melakukan musyarawah mufakat antara AIA dengan klien/pihak lain yang mengajukan keluhan.
  21. Jika tidak juga mencapai kesepakatan dalam musyawarah mufakat tersebut, maka klien/pihak lain yang mengajukan keluhan dapat mengajukan banding.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

BANDING

Banding
  1. AIA memiliki proses sertifikasi yang terdokumentasi dengan baik untuk menganalisa kemungkinan terjadinya banding.
  2. Klien harus mengisi pengajuan banding atas ketidakpuasan atau tidak menerima keputusan yang dikeluarkan oleh AIA terkait keputusan sertifikasi dan/atau temuan audit dan/atau bukti perbaikan yang ditolak oleh tim auditor/evaluator.
  3. QA menerima dan mereview pengajuan Banding dari Klien.
  4. QA menginformasikan kepada Direktur terkait banding dari klien.
  5. Direktur akan menyampaikan banding kepada seluruh tim banding yang sudah ada dan kemudian melakukan rapat terkait penyelesaian banding dari klien.
  6. Tim banding harus melihat banding dari klien dan dibandingkan dengan bukti-bukti yang disampaikan oleh pihak yang disbanding.
  7. Setelah membandingkan antara pengajuan banding dan bukti yang disampaikan, tim banding akan mengeluarkan keputusan hasil banding yang sesuai dengan SOP Pertanggunggugatan.
  8. Tim banding minimal terdiri dari dua orang tim internal dan minimal ditambah satu orang dari tim banding pihak eksternal yang sudah ada di dalam struktur organisasi.
  9. Tim banding yang ditunjuk harus bersifat ganjil.
  10. Jika klien tidak menerima keputusan hasil banding dan menyampaikan banding tersebut ke pengadilan, tim banding dapat menunjuk kuasa hukum sebagai pendamping banding.
  11. Tim banding akan mengikuti hasil dari putusan pengadilan.
  12. QA wajib mendokumentasikan hasil dari keputusan hasil banding.
  13. QA dan direksi wajib membuat akar penyebab terjadinya banding, membuat tindakan koreksi, dan tindakan korektif serta memasukkan analisa tersebut di dalam analisa resiko usaha.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PANDUAN PENGGUNAAN LOGO

Ruang Lingkup

Pedoman ini memuat ketentuan untuk menggunakan Logo PT ALPHA INSEPEKSI ASESMEN (AIA) oleh klien yang telah disertifikasi. Ketentuan ini harus dipenuhi oleh semua klien yang telah disertifikasi oleh PT ALPHA INSPEKSI ASESMEN.

Panduan Penggunaan Logo
  1. Klien yang telah disertifikasi oleh AIA , berhak untuk membubuhkan logo dan tanda sertifikasi AIA pada media promosi, interior atau eksterior bangunan, situs web, kertas tulis (kop surat, pernyataan, laporan, brosur, kartu nama, amplop atau hal lain) yang relevan dengan standar yang telah disertifikasi oleh AIA
  2. Logo AIA tidak boleh dibubuhkan pada barang (produk) dan kemasan yang diperjualbelikan serta tidak boleh dibubuhkan pada laporan uji laboratorium, kalibrasi atau inspeksi;
  3. Logo AIA atau tiap pernyataan “disertifikasi oleh AIA tidak boleh digunakan untuk menyatakan baik secara langsung atau tidak langsung bahwa AIA bertanggung jawab atas penyalahgunaan, pendapat atau penafsiran yang berasal dari penggunaan logo tersebut;
  4. Bila klien bersertifikat sedang mengalami pembekuan sertifikasi maka klien bersertifikat tersebut dilarang menggunakan sertifikasi atas nama AIA untuk keperluan promosi lebih lanjut;
  5. Logo dan tanda sertifikasi yang dibubuhkan harus sesuai dengan lingkup sertifikasi;
  6. Klien yang telah disertifikasi AIA berhak menggunakan pernyataan “disertifikasi” oleh AIA asalkan klien bersertifikat tersebut menjamin sertifikasi tersebut tidak digunakan untuk kegiatan yang ruang lingkupnya tidak disertifikasi;
  7. Klien yang masa sertifikasinya telah berakhir, dan tidak diperpanjang harus segera menghentikan penyebarluasan tulisan yang berisi pernyataan “disertifikasi oleh AIA ”dandilarang menggunakan Logo AIA untuk keperluan promosi lebih lanjut;
  8. Penggunaan Logo AIA harus memenuhi ketentuan ini;
  9. AIA akan melakukan pemeriksaan terhadap penggunaan logo sertifikasi pada setiap audit dan evaluasi survailen. Ketidaksesuaian penggunaan logo sertifikasi wajib diperbaki oleh klien.
Penghentian Penggunaan Logo Sertifikasi

Penggunaan logo sertifikasi harus segera dihentikan apabila Organisasi anda telah kehilangan hak sertifikasinya, termasuk jika terjadi satu atau beberapa kondisi sebagai berikut:

  1. Sertifikasi sistem manajemen Organisasi sedang dibekukan (atau ditangguhkan / suspended)
  2. Sertifikasi sistem manajemen Organisasi anda telah dihentikan ( atau ditarik / withdrawed)
  3. Masa berlaku sertifikat sudah berakhir dan belum ada sertifikat baru yang diterbitkan.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

INFORMASI PUBLIK

Informasi Publik

Seluruh informasi publik yang dipublikasikan, diakses, dan digunakan mengikuti UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PERNYATAAN KETIDAKBERPIHAKAN

Pernyataan Ketidakberpihakan
PT. ALPHA INSPEKSI ASESMEN menerapkan prinsip ketidakberpihakan yaitu:
  1. Untuk menghasilkan jasa sertifikasi yang dapat memberikan kepercayaan.
  2. Menghindarkan ancaman ketidakberpihakan mengingat sumber pendapatan PT. ALPHA INSPEKSI ASESMEN berasal dari pembayaran sertifikasi pelanggannya.
  3. Membuat keputusan berdasarkan bukti objektif dari kesesuaian atau ketidaksesuaian yang diperoleh dari hasil audit/hasil evaluasi.
  4. Membuat keputusan tanpa dipengaruhi oleh kepentingan lain atau oleh pihak lain.
  5. Menghindari adanya potensi penyuapan.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

RUANG LINGKUP SKEMA ISO 9001:2015

Ruang lingkup Skema ISO 9001:2015
  • 28 (Konstruksi)
  • 29 (Perdagangan)
  • 34 (Jasa Engineering)
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMBERIAN DAN PENOLAKAN SERTIFIKASI

Pemberian dan Penolakan Sertifikasi

Pemberian sertifikasi dapat dilaksanakan apabila lembaga sertifikasi telah menetapkan beberapa tahap sebagai berikut :

    1. Setelah dilakukan proses audit evaluasi lokasi, Tim Audit memberikan hasil kegiatan audit kepada QA
    2. QA akan melakukan review kelengkapan dokumen terhadap hasil pelaksanaan audit yang telah dilakukan.
    3. Pengambil Keputusan Sertifikasi mengkaji seluruh dokumen sertifikasi, mulai dari proses aplikasi hingga closed-out temuan audit dengan mengisi Form Tinjauan Keputusan Sertifikasi untuk memberikan / tidak memberikan keputusan sertifikasi kepada klien / organisasi pemohon. Personil yang melakukan pengambil keputusan sertifikasi dipastikan berbeda dengan tim audit yang menilai. Sehingga tidak terjadi konflik kepentingan.
    4. Penetapan keputusan sertifikasi dilakukan berdasarkan rekomendasi tim audit yang disampaikan kepada pengambil keputusan.
    5. QA memberitahu organisasi manajemen terkait alasan menunda atau tidak memberikan keputusan sertifikasi dan menyampaikan penjelasan atas keputusan tersebut. Apabila keputusan sertifikasi tidak sesuai dengan permohonan yang diajukan, maka pemohon dapat mengajukan permohonan kembali selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan setelah keputusan sertifikasi keluar.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMELIHARAAN SERTIFIKAT

Pemeliharaan Sertifikat
  1. Setelah klien memperoleh Sertifikasi pertama, maka klien tersebut harus melakukan surveillance yang dilakukan oleh AIA. Jika telah mendekati masa surveilan, maka scheduler akan menghubungi klien untuk mengingatkan akan dilakukan audit surveilan.
  2. Surveillance untuk skema Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Anti Penyuapan dilakukan maksimal 365 hari kerja atau 12 bulan setelah audit tahap 2 sertifikasi awal.
  3. Waktu yang dibutuhkan untuk audit Surveillance minimal 1/3 dari jumlah mandays Initial Audit.
  4. Setiap kunjungan surveillance harus mencakup item wajib untuk diaudit :
    • Audit internal dan tinjauan manajemen (jika perlu)
    • Tinjauan tindakan yang diambil atas ketidaksesuaian yang diidentifikasi selama audit sebelumnya (jika perlu).
    • Efektifitas sistem manajemen untuk pencapaian sasaran klien tersertifikasi.
    • Penanganan Keluhan
    • Kemajuan dari aktifitas yang direncanakan untuk peningkatan berkelanjutan
    • Semua perubahan yang terkait pada dokumentasi Sistem Manajemen.
    • Keberlanjutan pengendalian operasional.
    • Penggunaan logo dan/atau referensi sertifikasi lainnya
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMBEKUAN DAN PENGAKTIFAN KEMBALI SERTIFIKAT

Pembekuan dan Pengaktifan Kembali Sertifikat
  1. Pembekuan sertifikasi bisa disebabkan atas permintaan klien yang disertifikasi secara sukarela atau oleh AIA apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :
    • Tidak melaksanakan Surveillance Audit.
    • Untuk Surveillance Audit, Jika LKA tidak diselesaikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan. QA memberi informasi tertulis kepada klien 1 minggu sebelum tanggal jatuh tempo untuk segera menyelesaikan LKA tersebut. Apabila LKA tidak ditindaklanjuti sampai batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan menginformasikan kepada QA untuk segera melakukan proses pembekuan.
    • Jika klien menyalahgunakan sertifikat AIA atau Logo dan laporan audit maka QA mengajukan rekomendasi kepada Pengambil Keputusan Sertifikasi untuk melakukan pembekuan atau pencabutan sertifikasi. Kemudian Pengambil Keputusan Sertifikasi menginformasikan kepada QA mengenai keputusan Pembekuan atau Pencabutan sertifikat tersebut untuk kemudian QA mengirimkan surat Pembekuan atau Pencabutan kepada pihak Klien.
    • Jika klien tidak bersedia di-audit surveillance dalam jangka waktu yang sudah ditentukan, maka QA berhak mengirimkan surat pembekuan kepada pihak klien.
    • Jika klien belum menyelesaikan administrasi biaya surveillance dan melakukan konfirmasi resmi kepada AIA sampai dengan batas waktu  yang telah ditentukan maka Bagian QA akan mengirimkan surat peringatan pertama yaitu surat pembekuan sertifikat terhitung H+1 dari tanggal surveilan yang telah disepakati sebelumnya.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

MASA PEMBEKUAN SERTIFIKAT ADALAH 90 HARI

Masa Pembekuan Sertifikat Adalah 90 Hari

Adapun tahapan pembekuan sertifikat antara lain :

    • QA akan mengirimkan surat teguran tertulis pertama saat klien tidak memenuhi persyaratan-persyaratan dalam poin a sampai dengan e.
    • Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis pertama klien tidak memenuhi , maka QA akan mengirimkan surat teguran tertulis kedua.
    • Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah diberikan teguran tertulis kedua klien tidak memenuhi, maka QA akan mengirimkan surat teguran tertulis ketiga.
    • Apabila dalam jangka waktu 30 hari kerja setelah dikenakan surat teguran tertulis ketiga, klien tidak memenuhi, maka AIA akan memberikan sanksi pembekuan sertifikat.
    • QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dibekukan”.
    • Jika status klien telah dibekukan oleh AIA maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Business dan Pemasaran, dan Direktur.
    • Jika pada poin 6.1.2 dapat dipenuhi selama 90 hari masa pembekuan, maka Lembaga Sertifikasi dapat mengaktifkan kembali sertifikat yang telah dibekukan.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PENCABUTAN SERTIFIKAT

Pencabutan Sertifikat

Sertifikat dapat dicabut, yang tidak terbatas hanya pada kasus-kasus berikut :

    • Tindakan perbaikan pada ketidaksesuaian yang telah diambil oleh pelanggan tidak memadai dalam kasus pembekuan Sertifikat
    • Klien tidak memenuhi kewajiban finansialnya kepada AIA.
    • Klien yang disertifikasi meminta pencabutan sertifikat secara sukarela;
    • Jika izin penyelenggaraan lembaga dicabut oleh pemberi izin.
    • Berdasarkan kasus tersebut diatas maka QA akan mengirimkan surat pencabutan dan memberitahukan kepada klien secara tertulis untuk Klien menghentikan dengan segera penggunaan Logo dan Sertifikat AIA
    • Klien dapat mengajukan Banding / keberatan terhadap keputusan yang sudah ditetapkan oleh AIA.
    • Tidak ada pengambilan biaya atas pencabutan Sertifikat.
    • Jika status klien telah dicabut oleh AIA maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operasional, Bagian Business Pemasaran, dan Direktur.
    • QA mengirimkan surat pemberitahuan yang menyatakan bahwa sertifikat klien berada pada status “Dicabut”.
    • QA menyimpan surat pemberitahuan Pencabutan Sertifikat selama 3 Tahun.

 

Pencabutan Sertifikat dalam kondisi Surveillance akan dilakukan oleh QA apabila klien tidak memenuhi persyaratan sebagai berikut :

    • Berdasarkan konfirmasi dari Bagian Keuangan sesuai kasus Point 6.2.1 (b) tersebut diatas, maka QA akan memutuskan untuk melakukan pencabutan sertifikat kepada klien. AIA memberikan waktu kurang dari 30 hari kepada klien untuk segera dapat menyelesaikan kewajiban finansialnya terhitung pada saat  sertifikat dibekukan.
    • Jika klien masih belum menyelesaikan administrasi biaya survaillan dan melakukan konfirmasi resmi kepada AIA sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan maka QA akan mengirimkan surat pencabutan sertifikat.
    • Jika status klien telah dicabut oleh AIA maka QA akan menginformasikan kepada Bagian Keuangan, Bagian Operational, dan Bagian Business dan Pemasaran, dan Direktur. Bagian Business dan Pemasaran harus mengupdate informasi maksimal 2 hari mengenai status Klien Beku dan atau Cabut kedalam web tentang status klien/pelanggan yang telah dicabut.
    • Pada masa pembekuan dan pencabutan sertifikasi, klien tidak diperkenankan menggunakan sertifikasi dan/atau tanda sertifikasi pada produk dan media lainnya.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMBARUAN SERTIFIKAT

Pembaruan Sertifikat

Jika terjadi perubahan atau pembaruan sertifikat, misalnya penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi atau pembaruan masa sertifikasi setelah proses re-sertifikasi, dan alasan perubahan lainnya, sertifikat akan direvisi, diinformasikan kepada klien yang disertifikasi dan mengirimkan revisi sertifikat dengan identifikasi yang jelas serta memperbarui di website.

ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PERLUASAAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP SERTIFIKASI

Perluasaan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi

Perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi dapat terjadi selama proses sertifikasi dalam siklus sertifikasi, jika terjadi perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi maka sertifikat harus diperbarui sesuai dengan poin sebelumnya.

ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PERTANGGUNGGUGATAN

Pertanggunggugatan (Referensi: SOP-QA-16)
      1. Klien menghubungi AIA  terkait permasalahan pertanggunggugatan dengan mengirimkan surat resmi.
      2. QA menerima, mereview, dan menginvestigasi (bila diperlukan) pengajuan Klaim Asuransi atas Keluhan dari Klien AIA .
      3. Berdasarkan evaluasi potensi resiko-resiko yang timbul dari kegiatan sertifikasi di klien, QA akan menentukan nilai pertanggung- gugatan sesuai dengan matriks   pertanggung- gugatan  resiko  keuangan  yang  besar Limit of Liability tercantum pada table dibawah ini:
        4. Potensi Bahaya Bahaya S P Nilai (SxP)
        Lingkup Sertifikasi 1.                  Pada saat audit, terjadi kerusakan yang di sebabkan oleh auditor Kerugian dan kerusakan property bagi pelanggan
        a.                   Kerusakan kecil 1 1 1
        b.                  Kerusakan besar (merusak/ menghilangkan)
        −                    Merusak barang-barang yang ada 2 1 2
        −                    Menghilangkan dokumen-dokumen pelanggan 1 1 1
        2.                  Keterlambatan dalam memberikan laporan audit Kerugian bagi pelanggan 1 1 1
        3.                  Pembatalan sertifikasi Kerugian bagi pelanggan 3 1 3
        Tingkat keparahan (severity) yang ditimbulkan serta Tingkat Kemungkinan (probability) terjadi, dijelaskan pada tabel berikut ini:
        Tingkat Keparahan (S) Tingkat Kemungkinan (P) Nilai
        Sangat Parah Sering Terjadi 3
        Cukup Parah Jarang Terjadi 2
        Tidak Parah Belom Pernah Terjadi 1
      4. QA dan Komite Banding melakukan Verifikasi dan Investigasi sesuai Prosedur Penanganan Keluhan, Setelah permohonan keluhan tersebut sudah dilakukan perbaikan dan tindakan penyelesaian telah disetujui  oleh pemohon keluhan maka  QA mewakili lembaga sertifikasi AIA  harus memberikan pernyataan resmi kepada pemohon keluhan pada akhir proses penanganan keluhan tersebut. Potensi bahaya dan nilai kerusakan yang ditimbulkan dapat dilihat pada tabel Potensi Bahaya berikut:
        Keterangan Score Biaya Ganti Rugi
        1 s/d 3    : Low Risk (L) 25 % dari nilai kontrak
        4 s/d 6   : Medium Risk (M) 50% dari nilai kontrak
        7 s/d 9 : Medium Risk (M) 100% dari nilai kontrak
      5. QA berkoordinasi dengan Divisi Finance untuk melakukan pembayaran kepada Klien.
ALPHA INSPEKSI ASESMEN

PEMBIAYAAN SERTIFIKASI

Pembiayaan Sertifikasi

soon